ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI -ZASADY, KORZYŚCI, KONSEKWENCJE NARUSZEŃ

1.Podstawowe regulacje prawne oraz wymogi praktyczne określające postępowanie z dokumentacją w firmie

-Przepisy ogólne oraz przepisy branżowe
-Zasady tworzenia przez firmę własnych normatywów i instrukcji
-Tryb i zakres wprowadzania przez firmę zmian we własnych regulacjach
-Prezentacja podstawowych pojęć i terminów (kategoria archiwalna, rzeczowy wykaz akt itp.)

2.Rodzaje dokumentacji biurowej i zasady jej klasyfikowania

-Przegląd najważniejszych rodzajów dokumentacji biurowej w sekretariacie, księgowości oraz w kadrach
-Ćwiczenia praktyczne w zakresie klasyfikacji dokumentacji i pism w oparciu o obowiązujące w firmach rzeczowe wykazy akt

3.Obieg dokumentacji w firmie

-Podstawowe systemy kancelaryjne: dziennikowy, bezdziennikowy i mieszany
-Zasady przyjmowania i wysyłania korespondencji
-Zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji
-Przykłady rejestrów i pomocy ewidencyjnych, np. rejestr faktur czy ewidencja faksów i przesyłek kurierskich
-Przekazywanie dokumentów z biura do archiwum firmy
-Zasady postępowania z dokumentacją, której okres przechowywania upłynął (ocena, brakowanie i niszczenie dokumentów)

4.Ćwiczenia w zakresie sposobów formowania jednostek kancelaryjnych i archiwalnych (teczek, pudeł archiwizacyjnych)

-Nadawanie zawartości teczek i pudeł odpowiedniego porządku wewnętrznego
-Omówienie poszczególnych elementów opisu teczek (tytuł, kategoria archiwalna, znak teczki itp.) 
-Ćwiczenia praktyczne w zakresie tworzenia stron tytułowych na wybranych rodzajach dokumentacji kadrowej, księgowej i administracyjnej
-Zasady tworzenia sygnatur archiwalnych

5.Warunki przechowywania dokumentów w biurze oraz w archiwum firmy

-Lokal archiwum – wyposażenie i zabezpieczenia
-Rodzaje regałów, teczek i pudeł archiwizacyjnych
-Utrzymywanie odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniach archiwum
-Postępowanie w sytuacjach awaryjnych: zagrożenie pożarowe, zalanie wodą, zagrzybienie dokumentów itp.

6.Postępowanie z dokumentacją w przypadku zmiany przepisów, reorganizacji, likwidacji lub upadłości firmy

-Podstawowe obowiązki spoczywające na syndykach i likwidatorach
-Obowiązki organów założycielskich
-Obowiązki spadkobierców prawnych
-Współpraca z Archiwum Państwowym i archiwami depozytowymi

7.Przechodzenie od dokumentu papierowego do elektronicznego – szanse i ograniczenia

-Korzyści oraz bariery w przechodzeniu z dokumentu papierowego na  elektroniczny
-Luki w przepisach wykonawczych oraz ich skutki praktyczne dla firm
-Digitalizacja danych, e-dokument, podpis elektroniczny. Wymogi i ograniczenia podstawowych nośników elektronicznych

8. Omówienie najważniejszych rodzajów dokumentacji występujących przy korzystaniu ze środków unijnych – określenie  czasu i warunków  ich przechowywania

• Nabycie umiejętności i niezbędnej wiedzy w zakresie właściwego postępowania z korespondencją, organizowania i nadzorowania właściwego obiegu dokumentów wewnątrz firmy, a także profesjonalnego przechowywania dokumentów.
• W szkoleniu zostaną omówione wszystkie zmiany w prawie wprowadzone w 2011r
• Dodatkowo w zależności od zapotrzebowania grupy omówienie tworzenia, obiegu i archiwizacji dokumentów w obrębie projektów unijnych.

• materiały szkoleniowe
• serwis kawowy, lunch
• imienne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia
• indywidualne konsultacje z wykładowcą w trakcie szkolenia
• możliwość rezerwacji zakwaterowania za dopłatą